Das Netzlaufwerk, das alle sehen

Kaum jemand entscheidet, dass alle alles sehen dürfen. Es entsteht: Am Freitag braucht jemand dringend eine Datei, die Freigabe wird schnell gesetzt, danach schaut niemand mehr hin. Fünf Jahre später erreicht jedes Konto jeden Ordner.

Warum das mehr ist als Unordnung

Der offensichtliche Teil ist Vertraulichkeit: Lohnabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Kündigungen. Das ist unangenehm, aber selten existenzbedrohend.

Der teure Teil ist ein anderer. Wird ein einzelnes Konto übernommen — Phishing, verlorenes Notebook, altes Passwort —, dann verschlüsselt eine Ransomware genau das, was dieses Konto erreicht. Bei sauber getrennten Rechten ist das ein Ordner. Bei gewachsenen Rechten ist es die gesamte Ablage. Die Frage lautet also nicht, wer Zugriff braucht, sondern wie viel Schaden ein einzelnes Konto anrichten kann.

Aufräumen, ohne den Betrieb anzuhalten

Zuerst nur schauen. Eine Liste erzeugen: welcher Ordner, welche Gruppe, welche Rechte. Nichts ändern. Diese Liste allein löst meistens schon ein Gespräch aus.

Rechte an Gruppen, nicht an Personen. „Buchhaltung“ statt vier Namen. Beim nächsten Eintritt ist das eine Zuordnung statt vier Freigaben — und beim Austritt eine Entfernung.

Ein Ordner nach dem anderen. Beginnen bei dem mit den heikelsten Inhalten, nicht beim grössten. Nach jeder Änderung eine Woche warten und Rückmeldungen abwarten.

Schreibrechte sind die eigentliche Frage. Viele brauchen Lesezugriff, weit weniger brauchen Schreibzugriff. Verschlüsselt wird nur, was beschreibbar ist.

Der Ordner, den niemand vermisst

Am Ende steht fast immer einer da, den seit Jahren niemand geöffnet hat. Nicht löschen — archivieren, aus der täglichen Freigabe nehmen und in die Sicherung behalten. Auch das verkleinert die Fläche.