Microsoft 365 in Etappen umziehen

Der Vorschlag klingt immer gleich: Am Freitagabend umstellen, am Montag läuft alles neu. Manchmal geht das gut. Öfter beginnt der Montag damit, dass der Scanner keine Mails mehr verschickt und niemand weiss, warum.

Nebenbei: Der Dienst heisst seit 2020 Microsoft 365. Wer noch ein Angebot für „Office 365“ bekommt, sollte nachfragen, wie aktuell der Rest davon ist.

Die Reihenfolge

1. Bestandsaufnahme. Wie viele Postfächer, wie gross, wie alt? Gibt es gemeinsame Postfächer, Verteiler, öffentliche Ordner? Diese Liste entscheidet über alles Weitere.

2. Domain und Konten zuerst. Bevor eine einzige Mail umzieht, muss klar sein, wie sich Leute anmelden und wer welche Lizenz bekommt.

3. Eine Pilotgruppe. Drei bis fünf Personen, die technisch geduldig sind und quer durch die Abteilungen arbeiten. Zwei Wochen. Was hier auffällt, fällt sonst allen gleichzeitig auf.

4. Der Rest in Wellen. Abteilung für Abteilung, nicht alle auf einmal.

5. Nachlauf. Alte Postfächer bleiben lesbar, bis niemand mehr etwas vermisst. Erst dann abschalten.

Was regelmässig vergessen geht

• Der Multifunktionsdrucker, der per SMTP Scans verschickt. Er braucht eine eigene Lösung, kein Benutzerkonto.
• Gemeinsame Postfächer und Kalenderfreigaben. Die Rechte wandern nicht automatisch mit.
• Signaturen und Abwesenheitsnotizen.
• Anwendungen, die im Hintergrund Mails versenden — Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Webformulare.

Der Tag danach

Zwei Wochen nach dem Umzug lohnt sich ein Blick auf die Lizenzen: Fast immer laufen welche mit, die niemand mehr braucht. Und wenn die Mehrfaktor-Anmeldung nicht spätestens jetzt eingeschaltet wird, wird sie es nie.