Ein Passwortmanager für zwölf Leute

Fast jeder Betrieb hat sie: eine Tabelle mit Zugangsdaten, auf einem Netzlaufwerk, gepflegt von der Person, die am längsten da ist. Sie funktioniert. Bis jemand geht, bis jemand sie kopiert, bis niemand mehr sagen kann, welcher Eintrag noch stimmt.

Was ein Passwortmanager tatsächlich löst

Nicht das Merken — das ist der Nebeneffekt. Er löst drei andere Dinge:

• Gemeinsame Zugänge, die mehrere Leute brauchen, ohne dass jemand ein Passwort weitersagt.
• Den Austritt. Ein Zugang wird entzogen, statt dreissig Passwörter geändert zu werden.
• Die Frage, welcher Eintrag noch gilt. Ein Passwortmanager zeigt, wann etwas zuletzt geändert wurde. Eine Tabelle zeigt das nie.

Die Einführung, die funktioniert

Zuerst der gemeinsame Bereich, nicht die persönlichen Passwörter. Die zwanzig Zugänge, die heute in der Tabelle stehen, kommen als Erstes hinein. Das ist der Teil mit dem sofort sichtbaren Nutzen.

Zwei Wochen parallel. Die Tabelle bleibt lesbar, aber schreibgeschützt. Wer etwas vermisst, meldet sich — danach wird sie gelöscht, nicht archiviert.

Eine zuständige Person. Nicht für die Passwörter, sondern für die Struktur: Wer sieht welchen Ordner. Ohne das wächst innerhalb eines Jahres wieder ein Durcheinander, nur in schönerer Oberfläche.

Der Punkt, an dem es kippt

Der Notzugang. Was passiert, wenn die Person mit dem Hauptzugang längere Zeit ausfällt? Jeder brauchbare Passwortmanager hat dafür ein Verfahren — ein Wiederherstellungsschlüssel, eine zweite berechtigte Person, ein Notfallkontakt. Dieses Verfahren einzurichten dauert zehn Minuten und wird fast immer auf später verschoben.

Dann steht die Tabelle zwar nicht mehr auf dem Netzlaufwerk. Der Zugang zu allem hängt aber weiterhin an einem einzelnen Menschen.