Wo IT-Kosten wirklich entstehen

Wer IT-Kosten senken will, schaut zuerst auf die Rechnung. Dort stehen Geräte, Lizenzen, vielleicht eine Pauschale. Das sind die sichtbaren Kosten — und meistens nicht die grössten.

Die Rechnung, die niemand schreibt

Sechs Personen können zwei Stunden lang nicht arbeiten, weil der Server nicht erreichbar ist. Bei einem Vollkostensatz von 80 Franken pro Stunde sind das 960 Franken. An einem Vormittag, ohne dass eine Rechnung dafür eingeht.

Diese Multiplikation ist die einzige, die man wirklich braucht: Anzahl betroffener Personen × Stunden Stillstand × Stundensatz. Wer sie einmal für den letzten grösseren Ausfall macht, sieht das eigene Budget anders.

Die Posten, die sich lohnen

• Abos, die niemand mehr nutzt. Lizenzen für Ausgetretene, ein zweites Werkzeug für dieselbe Aufgabe, ein Speicherpaket aus einem Projekt von 2021. Eine Liste aller monatlichen Abbuchungen bringt hier fast immer etwas.
• Doppelte Wege. Zwei Systeme, in die dieselben Daten von Hand eingetippt werden. Das kostet keine Franken, sondern Stunden — jeden Monat.
• Undokumentierte Systeme. Jede Änderung daran beginnt mit einer halben Stunde Suchen. Bei fünf Änderungen im Monat ist das ein Arbeitstag im Jahr.
• Geräte, die zu lange laufen. Ein sechsjähriges Notebook ist nicht günstig, wenn jede Person täglich zehn Minuten wartet.

Wo Sparen teuer wird

Am Backup, an Updates und an der Dokumentation. Alle drei fallen nicht auf, solange nichts passiert — und alle drei bestimmen, was passiert, wenn etwas passiert.

Das günstigste Gerät ist selten die günstigste Position. Aber das lässt sich nur behaupten, wenn die Zahl oben einmal ausgerechnet wurde.